Billing & Order Operations Specialist (m/w/d) in Teilzeit (50%)

medflex ist das KI-Teammitglied für Arztpraxen, MVZs und Kliniken. Unsere Plattform automatisiert die Kommunikation mit Patient:innen – empathisch, effizient und sicher. Wir verbinden bestehende Systeme, schaffen intelligente Workflows und entlasten medizinisches Personal durch moderne AI-Agenten.

Wir wachsen stark und bauen unsere operativen Prozesse weiter aus. Dafür suchen wir eine strukturierte, zuverlässige Persönlichkeit für unsere Abrechnungs- und Auftragsprozesse.

Als Billing & Order Operations Specialist (m/w/d) in Teilzeit 50% sorgst du dafür, dass unsere Rechnungen und Abonnements korrekt, nachvollziehbar und termingerecht laufen.

Dein Schwerpunkt liegt klar auf der operativen Abrechnung – von der Auftragserfassung bis zur finalisierten, korrekten Rechnung.

Aufgaben

Rechnungserstellung & Billing

• Erstellung, Prüfung und Versand von Rechnungen
• Pflege und Anpassung von Rechnungsdaten (z. B. Korrekturen, Stornos, Gutschriften)
• Sicherstellung korrekter Abrechnungszyklen (monatlich, jährlich, wiederkehrend)
• Prüfung von Vertrags- und Abrechnungsgrundlagen

Abonnements & wiederkehrende Umsätze

• Anlage und Pflege von Abonnements im Abrechnungssystem
• Änderungen bei Laufzeiten, Preisen oder Paketen sauber umsetzen
• Sicherstellen, dass Abos korrekt starten, laufen und beendet werden

Forderungsmanagement & Zahlungsstatus

• Verantwortung für das Management offener Posten inklusive Koordination von Zahlungserinnerungen, Eskalationen und Klärung von Zahlungsdifferenzen

Zusammenarbeit & Prozesse

• Enge Abstimmung mit Sales Operations, Customer Service und Finance bei auftrags- und abrechnungsrelevanten Themen
• Aktive Weiterentwicklung, Vereinfachung und Standardisierung der Billing‑ und Abrechnungsprozesse

Qualifikation

Must-have

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Bereich Abrechnung, Auftragsbearbeitung oder Finance Ops
• Sehr strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Hohe Zahlenaffinität und Genauigkeit
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Systemen
• Kommunikationsstärke im Austausch mit internen Teams

Nice to have

• Erfahrung mit SaaS- oder Subscription-Modellen
• Kenntnisse in Billing-, ERP- oder CRM-Systemen
• Verständnis für wiederkehrende Abrechnung

Benefits

• Teilzeitstelle (50 %) mit flexiblen Arbeitszeiten
• Remote- oder Hybrid-Option
• Verantwortung für einen zentralen operativen Bereich
• Direkte Zusammenarbeit mit Management, Sales und Delivery
• Schnelles Wachstum und kurze Entscheidungswege
• Starkes, ambitioniertes Team im HealthTech-Umfeld

Bereit, medflex mitzugestalten?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!